Fraud adalah praktik kecurangan untuk mengambil keuntungan pribadi atau kelompok. Praktik fraud pada perusahaan terkadang terjadi pada hal yang mempengaruhi pemasukan, absensi, dan juga penggajian. Salah satu upaya dalam pencegahan juga solusi untuk masalah fraud adalah menggunakan sistem payroll otomatis yang berbasis cloud.
Sistem Payroll berbasis cloud yang kemudian disebut dengan Software Payroll ini memungkinkan seluruh perhitungan gaji dilakukan secara otomatis dan terintegrasi dengan elemen penggajiannya. Lalu, bagaimana software payroll mampu mencegah praktik kecurangan dalam proses penggajian perusahaan?
1. Perhitungan Semakin Akurat
Salah satu keunggulan menggunakan software payroll adalah perhitungan gaji dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi dengan elemen penggajian. Setiap aktivitas karyawan mulai dari absensi, pengajuan cuti, dan aktivitas lainnya langsung terekam dan otomatis akan menjadi bahan perhitungan gaji dalam sistem. Hal tersebut tentu akan lebih aman dibandingkan dengan menggunakan sistem tanpa integrasi langsung. Selain perhitungan menjadi lebih akurat, hal ini juga dapat menghindari kecurangan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab untuk mengubah data absensi yang dapat berefek pada perhitungan gaji.
2. Keamanan Data Terjamin
Data yang tersimpan dan diolah pada sistem berbasis cloud akan langsung diperbarui dan terenkripsi secara real time. Sehingga kecil kemungkinan oknum yang tidak memiliki akses untuk mengubah data yang tersimpan. Karena akan terus diperbarui setiap kali ada perubahan, data yang sudah tersimpan dalam sistem cloud juga dapat dengan mudah dipulihkan apabila terjadi error. Lain halnya jika masih menggunakan cara manual, jika terjadi perubahan data, Anda mungkin tidak mengetahui data mana yang telah berubah.
3. Proses Pelacakan Secara Real Time
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, pemrosesan data pada software payroll dilakukan secara real time. Hal ini tentu sangat memudahkan perusahaan untuk memantau segala macam aktivitas karyawan. Beberapa software payroll kini sudah dilengkapi dengan fitur cash advance, di mana karyawan dapat melakukan reimburse secara langsung kepada perusahaan melalui sistem ini. Waktu pinjaman, jumlah cicilan, dan juga jumlah cash advance yang dikeluarkan secara otomatis terlacak pada sistem payroll. Tentu ini akan mempermudah perusahaan untuk memantau aktivitas pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan. Dengan begitu praktik kecurangan bisa dikendalikan dengan sistem expense management yang terintegrasi pada software payroll.
Namun, sebelum Anda beralih dari sistem penggajian manual ke sistem otomatis berbasis cloud ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, adalah identifikasi bisnis Anda. Penggunaan software payroll merupakan investasi jangka panjang perusahaan. Kedua, persiapkan proses migrasi data manual ke dalam sistem baru. Proses migrasi ini meliputi pencocokan dan internalisasi data. Proses transisi juga termasuk kesiapan penggunanya untuk beradaptasi dalam lingkungan kerja digital. Ketiga, pastikan Anda memilih software payroll dari vendor yang terpercaya. ERP Indonesia menyediakan Software Payroll yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan tata kelola penggajian karyawan. ERP Indonesia memiliki fitur yang terintegrasi dengan aplikasi absensi hingga cash advance.
