Semenjak pandemi COVID-19 berlangsung, seluruh aktivitas perkantoran dituntut untuk berubah dalam proaktif menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman dari penularan Virus Corona. Salah satu langkah yang diambil adalah dengan melakukan pemeriksaan kepada karyawan sebelum masuk kantor. Selain karyawan, Anda juga perlu melakukan perubahan dalam manajemen tamu kantor.
Kondisi ini menunjukkan pentingnya melakukan perubahan sistem manual ke sistem digital. Digitalisasi yang dimaksud bukan hanya memindahkan pencatatan tamu dari kertas ke sistem komputer. Anda membutuhkan Visitor Management System yang dapat memproses data pengunjung. Lalu, bagaimana peran Visitor Management System di tengah pandemi seperti saat ini?
1. Data Tamu Tersimpan Secara Otomatis
Visitor Management System ini dapat menghasilkan kartu identitas yang sudah dilengkapi dengan barcode dan dapat dicetak. Ketika barcode dipindai, maka sistem akan menampilkan data dari pengunjung tersebut beserta dengan foto, rekam kunjungan, hingga kondisi pengunjung tersebut. Data ini akan sangat memudahkan tamu jika mereka melakukan kunjungan selanjutnya. Sehingga, resepsionis tidak perlu lagi mencatat data pengunjung tersebut. Selain itu, data yang disimpan akan memudahkan proses pelacakan apabila ada tamu yang terinfeksi virus COVID-19.
2. Melacak Jumlah Tamu yang Berkunjung
Saat pandemi melanda, secara otomatis kapasitas perkantoran tidak dapat dijalankan secara maksimal. Jika jumlah karyawan hanya dibatasi 50% saja, maka hal yang sama berlaku bagi pengunjung. Hal yang harus dilakukan adalah membuat janji terlebih dahulu jika ingin berkunjung ke kantor Anda. Apabila ada tamu yang berkunjung diluar janji, pastikan resepsionis memeriksa sistem untuk melihat berapa banyak orang yang berada di dalam kantor. Jika melebihi kapasitas, tamu tersebut dapat menunggu atau mengatur ulang jadwal kunjungan.
3. Memberikan Notifikasi Kedatangan Tamu
Sistem pengelolaan tamu kantor yang masih manual tidak dapat memberitahu karyawan jika tamunya sudah tiba di lobi. Tetapi, dengan menggunakan software, tamu tersebut tersebut cukup memberitahu resepsionis terkait janji temunya dan dapat melakukan registrasi secara mandiri. Nantinya software akan memproses konfirmasi tersebut dan mengirimkan notifikasi secara otomatis ke email maupun SMS ke pihak terkait. Notifikasi ini berguna bagi karyawan agar dapat mempersiapkan ruangan dengan baik.
Mematuhi protokol kesehatan adalah hal yang mutlak dilakukan saat pandemi seperti saat ini. Perusahaan harus bisa menciptakan lingkungan yang aman dan meminimalisir resiko penularan penyakit. Salah satunya adalah menggunakan software yang dapat mengelola tamu kantor.
Perlu diketahui, investasi pada sistem ini juga memiliki daya pakai yang lama, tidak terbatas pada pengelolaan tamu disaat pandemi saja. Pilihlah sistem yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda terlebih dengan peraturan ekstra terkait penanggulangan krisis kesehatan.
