Dunia bisnis tidak akan pernah lepas dari proses transaksi, baik itu transaksi penjualan maupun transaksi pembelian. Dan di dalam proses transaksi itu pula sering terjadi Dark Purchasing, yaitu keadaan di mana proses transaksi terjadi tanpa adanya sistem akuntabilitas yang jelas. Karena keadaan tersebut, otomatis perusahaan dapat mengalami kerugian dana yang seharusnya dapat dialokasikan dengan lebih efisien.
Terjadinya Dark Purchasing bisa dilihat dari ciri-ciri berikut, ketidakmampuan untuk melacak pengeluaran perusahaan, aktivitas pembelian yang tidak sepenuhnya transparan, hingga melakukan pembelian tanpa adanya perjanjian atau kontrak sama sekali.
Lalu, mengapa fenomena Dark Purchasing dapat terjadi?
Berikut beberapa alasan yang memicu terjadinya Dark Purchasing
1. Terjadinya kegiatan purchasing tanpa standar yang jelas
Desentralisasi tanpa adanya sistem yang mengontrol semua jenis pengeluaran dalam bisnis dapat mengakibatkan pembelian barang yang sama dari beberapa pemasok. Hal ini bisa mengakibatkan kerugian karena Anda terpaksa membayar lebih untuk barang yang sudah dibeli.
Selain itu, standar yang tidak jelas dapat mengakibatkan adanya ruang bagi pegawai nakal untuk melakukan pembelian palsu atau pembelian di vendor lain. Jika ini terjadi secara berkala, kerugian sudah pasti tidak dapat dihindari.
2. Ketergantungan pada sistem manual
Proses pembelian akan terlihat menyusahkan ketika tidak ada cara yang konsisten dan dapat dijadikan standar untuk melacak proses dan pembayaran. Oleh karena itu, analisis pengeluaran yang akurat sangat penting untuk dilakukan. Tindakan pembelian seringkali dipandang remeh, padahal termasuk bagian strategi bisnis. Pembelian yang dilakukan secara manual juga berpotensi menyebabkan adanya celah bagi oknum yang ingin melakukan manipulasi pembelian.
Bagaimana Cara Mengatasi Dark Purchasing?
1. Lakukan Otomatisasi
Fenomena Dark Purchasing dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan software procurement berbasis cloud untuk memantau pembelian dengan sistem yang mudah digunakan. Tidak hanya mengotomatiskan seluruh pengeluaran, sistem ini memungkinkan Anda untuk fokus pada perusahaan dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengelola proses pengeluaran, serta mencegah karyawan melakukan tindakan manipulasi selama proses transaksi.
Menggunakan satu sistem untuk seluruh pengeluaran perusahaan tidak hanya akan menghapuskan dark purchasing tetapi juga menambah profit bagi perusahaan. Otomatisasi ini juga dapat mempersingkat proses permintaan dan pengadaan barang, menumbuhkan transparansi dalam kegiatan transaksi, serta meningkatkan kontrol dan keamanan.
2. Gunakan sistem yang terpusat
Menggunakan sistem terpusat berbasis cloud menghadirkan peluang untuk menghubungkan perusahaan dengan aktivitas pembelian antar departemen melalui sistem terpadu dan memungkinkan kontrol dan pengoptimalan produk yang lebih komprehensif. Melalui sistem ini pula, kebutuhan masing-masing departemen dapat dikoordinasikan terlebih dahulu sebelum melakukan transaksi untuk menerima harga yang lebih murah.
Dark purchasing menyediakan celah dan kesempatan untuk terjadinya kecurangan dalam proses transaksi pembelian, karena adanya kelalaian atas kontrak pembelian tersebut. Fenomena ini dapat terjadi pada semua sektor industri bisnis dan merupakan ancaman yang cukup serius. Agar hal tersebut tidak terjadi terus menerus, saatnya menggunakan aplikasi yang terpusat dan otomatis. ERP Indonesia menyediakan aplikasi akuntansi yang dapat mengontrol proses transaksi pembelian.
