Faktur penjualan atau sales invoice adalah bukti transaksi kepada pelanggan atas pembelian suatu barang. Faktur ini biasanya diberikan setelah pengiriman barang. Bentuk faktur penjualan bisa di sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Sekarang, faktur tidak harus berbentuk hard copy, melainkan bisa juga dalam bentuk elektronik dan tetap dianggap sah.
Secara umum faktur penjualan memiliki fungsi sebagai berikut:
- Informasi terkait barang yang dibeli oleh pelanggan
- Informasi nilai tagihan pembayaran yang harus dibayar oleh pelanggan
- Bukti komplain jika barang tidak sesuai dengan pesanan
- Rujukan yang sah apabila barang akan dijual lagi ke pihak lain
Namun, masih banyak perusahaan yang keliru sehingga faktur tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya. Apa saja kesalahan yang sering terjadi dalam membuat faktur penjualan? Berikut diantaranya:
Identitas perusahaan tidak lengkap
Dalam membuat faktur, identitas perusahaan harus dibuat lengkap minimal terdapat logo perusahaan, nama perusahaan, alamat lengkap, kode pos alamat perusahaan, nomor telepon, dan email. Sebenarnya hal ini tidak hanya soal profesionalitas, tetapi juga bermanfaat sebagai media promosi perusahaan itu sendiri.
Salah menuliskan nama pelanggan
Menulis nama penerima faktur atau pelanggan tentu saja tidak boleh sampai salah. Selain untuk menghormati pelanggan, penulisan nama juga berperan sebagai keabsahan faktur penjualan itu sendiri. Apalagi jika proyek berjalan terus menerus, yang berarti akan terus ada faktur penjualan. Maka dari itu kesalahan di satu faktur akan menjadi masalah yang rumit jika dicocokkan dengan faktur lainnya. Kesalahan di awal juga dapat menjadi kesalahan di faktur-faktur lainnya.
Salah menuliskan nomor transaksi
Kode transaksi adalah hal penting yang harus ada di dalam faktur penjualan. Nomor transaksi ini menjadi pembeda antara transaksi yang satu dengan transaksi lainnya. Dapat dibayangkan jika perusahaan besar ada kesalahan penulisan nomor transaksi seperti kode yang sama, maka efeknya cukup fatal dalam pembukuannya.
Detail produk tidak ditulis dengan jelas
Pada faktur penjualan, transaksi harus ditulis secara detail terkait barang yang dibeli, kode barang, jumlah, satuan, harga, dan lainnya. Semuanya harus ditulis dengan jelas agar tidak terjadi masalah dikemudian hari.
Tidak mencantumkan syarat dan ketentuan
Keterangan lain yang berisi syarat dan ketentuan adalah bagian penting yang cukup sering dilupakan. Padahal bagian inilah penerbit faktur dapat memperjelas syarat-syarat diberlakukan seperti metode pembayaran atau rekening transfer dan sanksi keterlambatan pembayaran.
Untuk meminimalisir kesalahan dalam membuat faktur penjualan dapat menggunakan software. Penggunaan software seperti yang telah disediakan dari ERP Indonesia akan mengotomatisasi dalam membuat faktur penjualan. Selain itu, di dalam software juga dilengkapi dengan pengingat otomatis. Hal ini tentu sangat berguna agar pembuat faktur dapat melacak kapan faktur harus dibayar. Begitupun ketika pembayaran sudah dilakukan, akan ada pula notifikasi sehingga dapat langsung memeriksa kebenarannya.
