Dalam menjalankan alur operasional bisnis ada proses pengadaan atau pembelian barang yang biasa dikenal dengan nama purchase order atau nota pembelian. Ini dilakukan sebagai bentuk perputaran uang dan investasi yang dilakukan perusahaan itu sendiri.
Purchase Order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukan jumlah barang apa saja yang akan dibeli kepada pihak penjual. Purchase Order ini bisa berupa kontrak untuk membuat kesepakatan antara pembeli dengan penjual mengenai barang apa saja yang akan dibeli. Purchase order berbeda dengan Invoice, jika invoice dibuat oleh penjual dan dikirimkan ke pihak pembeli. Sedangkan purchase order dibuat oleh pembeli yang kemudian akan dikirimkan oleh pihak penjual.
Isi dari purchase order biasanya terdiri dari nama perusahaan yang terlibat, jumlah produk yang dipesan, hingga tanggal pesanan. Dengan kata lain purchase order adalah surat permintaan sejumlah barang dan harganya akan dicantumkan oleh pembeli.
Setelah dokumen purchase order dibuat, maka akan langsung dikirim kepada pihak penjual. Setelah itu pihak penjual akan memberi keputusan akan menerima atau menolak. Apabila purchase order diterima berarti pihak penjual setuju dengan isi dari dokumen purchase order. Kemudian pihak penjual akan mengirimkan invoice kepada pembeli berdasarkan pada jumlah barang yang di pesan.
Manfaat Purchase Order
Berikut adalah manfaat purchase order bagi perusahaan :
- Harga Lebih Pasti
Purchase Order adalah dokumen untuk mengunci harga. Jadi pihak penjual tidak bisa mengubah harga sesukanya.Dalam prosesnya penjual akan mengirimkan penawaran harga. Jika disetujui maka pihak pembeli akan menerbitkan dokumen purchase order, sehingga kepastian harga terjamin sesuai yang tercantum dalam dokumen.
- Memastikan Ketersediaan Barang
Melakukan pembelian dengan cara purchase order dapat mengamankan ketersediaan barang. Dengan begitu penjual akan memastikan ketersediaan barang yang diinginkan dan menyimpan untuk dikirim pada waktu yang telah disepakati.
- Bukti Audit Keuangan
Dengan menerapkan sistem purchasing order otomatis akan menunjukan aliran pemesanan produk yang dikelola secara baik, hal ini juga dapat memberikan bukti kepada auditor bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis dengan cara yang benar.
Dengan menggunakan sistem purchase order yang baik, aliran dana juga akan berjalan dengan baik dan perusahaan akan terhindar dari kesalahan yang merugikan perusahaan. ERP Indonesia menyediakan software akuntansi yang sudah terintegrasi dengan sistem purchase order yang mumpuni. Dilengkapi dengan template form yang sederhana sehingga mudah digunakan.
