Mengenal DMS (Document Management System) dan Manfaatnya

Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola hampir seluruh alur yang ada, mulai dari alur pemrosesan, order penjualan, pembelian, manajemen persediaan, hingga akuntansi keuangan. DMS mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen yang masih dalam bentuk draft, di-review, di-publish, hingga disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen secara efisien untuk meningkatkan produktivitas. Dengan menggunakan software DMS, perusahaan dapat mengelola dokumen menjadi lebih mudah.

Faktor Perusahaan Harus Menggunakan Software DMS

Berikut adalah beberapa permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan terkait dokumen:

  1. Sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen, terutama pencarian secara spesifik yang masih dilakukan secara manual. Misalnya, mencari dokumen yang dibuat dalam periode tertentu, deskripsi tertentu hingga proyek tertentu.
  2. Sulitnya mencari dokumen versi terbaru karena setiap karyawan memiliki format penamaan yang berbeda.
  3. Jumlah ruang penyimpanan dokumen tidak sebanding dengan tingginya pertumbuhan dokumen, sehingga kemungkinan dokumen lama akan rusak sangat besar.
  4. Resiko kehilangan dokumen sangat besar, terutama jika terjadi bencana alam yang mengakibatkan kehilangan dokumen sebagai salah satu aset penting bagi perusahaan. 
  5. Keamanan untuk setiap dokumen tidak bisa diatur secara leluasa.

Keuntungan Menggunakan DMS

Perangkat lunak dari sistem DMS dapat melakukan berbagai macam kebutuhan yang berbeda-beda dana dapat memberikan tingkat efisiensi. Beberapa manfaat dari penggunaan DMS:

  1. Meningkatkan kolaborasi secara elektronik dengan berbagai divisi yang ada di dalam perusahaan.
  2. Mengelola tugas yang berkaitan dengan dokumen menjadi lebih mudah.
  3. Kontrol yang serba komputerisasi
  4. Tingkat komunikasi yang semakin efektif
  5. Penjadwalan berbagai tugas penting seputar dokumen menjadi tepat waktu
  6. Mengotomatiskan arus informasi proses
  7. Pengelolaan arus data

Salah satu hal terpenting mengenai manfaat dari aplikasi DMS adalah meminimalisir terjadinya kesalahan, dan saling menyalahkan antar divisi. DMS akan menyimpan data orang yang mengentri dan dapat mengetahui setiap proses serah terima yang sudah dilakukan antar divisi.

Dengan adanya Software DMS dari ERP Indonesia ini mencakup pengelolaan setiap penjualan, pembelian, manajemen persediaan, hingga akuntansi. Aplikasi ERPI DMS merupakan aplikasi yang sangat lengkap, dan sangat membantu perusahaan dalam memanajemen dokumen dan laporan.

Perbedaan Kwitansi dan Invoice