Mengelola stok barang yang ada di gudang bukanlah hal yang mudah. Adanya kesalahan kecil bisa membuat terjadinya selisih stok barang. Oleh karena itu, pengelolaan stok barang yang baik dan benar harus dilakukan. Perusahaan harus memiliki catatan tulis yang sesuai dengan jumlah barang yang ada di gudang.
Gudang tidak dapat dipandang sebelah mata saja, karena gudang adalah tempat penyimpanan produk perusahaan. Dengan adanya gudang ini sangat membantu perusahaan dalam mengelola stok. Selain itu gudang juga digunakan untuk mengelola proses pendistribusian barang kepada customer. Agar produk yang tersimpan di gudang dapat terkontrol jumlah dan kualitasnya, maka diperlukan ketelitian terhadap informasi yang akurat serta orang yang dapat bertanggung jawab terhadap gudang.
Kesalahan Dalam Mengelola Stok di Gudang
Mayoritas perusahaan menggunakan sistem manajemen gudang tetapi masih banyak terjadi kesalahan dalam mengatur stok gudang. Jika hal ini masih terus dibiarkan maka perusahaan dan konsumen akan mengalami kerugian. Berikut adalah penyebab yang sering menjadikan selisih stok barang:
Minimnya pengecekan stok secara fisik
Selisih stok barang sering terjadi karena perusahaan jarang menyesuaikan jumlah barang dengan melakukan pengecekan secara fisik. Karena tidak selamanya barang yang ada di gudang tersimpan dengan kondisi yang baik,misalnya barang mengalami penyusutan atau mengalami kerusakan. Jika ini terjadi pada barang yang ada di gudang, tentu barang tersebut sudah tidak layak jual dan kemungkinan besar barang tersebut akan dibuang.
Masih menggunakan cara manual
Tidak hanya kesalahan dalam menghitung stok fisik dan mencatat saja yang menjadi masalah, namun pengelolaan stok gudang secara manual juga menjadi penyebab terjadinya selisih stok barang. Jika perusahaan melakukan pengelolaan stok barang secara digital, tentu akan lebih memudahkan perusahaan dalam menghitung barang dan membuat laporan barang yang ada di gudang tersebut.
Pengelolaan ruang penyimpanan yang buruk
Jika perusahaan memiliki gudang yang tidak baik maka akan menimbulkan permasalahan. Karena akan berdampak pada efisiensi toko dan kerapian pada gudang. Maka sebaiknya perusahaan memiliki gudang yang luas, bersih, dan aman, dengan begitu barang dapat disusun sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, guna memudahkan menemukan barang yang ada di gudang dapat memberikan label pada tempat penyimpanan barang.
Proses pengiriman dan penerimaan barang
Penyebab terjadinya selisih stok barang yang paling besar adalah pada saat pengiriman dan penerimaan barang. Setiap barang yang keluar maupun masuk di dalam gudang harus selalu dilakukan pencatatan. Jika hal ini tidak dilakukan, maka perusahaan akan mengalami masalah yang cukup serius, karena barang yang keluar maupun masuk tidak sama dengan jumlah yang terdapat pada laporan divisi lain.
Proses Opname
Perusahaan pasti pernah melakukan stok opname untuk mengatasi lonjakan permintaan dari pelanggan. Tetapi jika hal ini salah dilakukan maka akan menyebabkan masalah besar. Selain itu, perusahaan yang terlalu lama menyimpan barang di gudang juga akan menimbulkan kerugian yang besar.
Hal-hal di atas adalah beberapa penyebab terjadinya selisih stok barang yang biasa terjadi pada perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memberikan kode pada setiap barang dan melakukan pencatatan setiap barang keluar maupun masuk. Selain itu juga dapat menggunakan software. ERP Indonesia menyediakan software untuk membantu mencatat persediaan barang yang terdapat pada gudang. Sehingga peluang terjadinya selisih barang dapat diminimalisir, karena laporan yang dihasilkan real time dan akurat.
