Dalam transaksi bisnis pasti tidak asing lagi dengan yang namanya kwitansi dan invoice. Keduanya merupakan bukti transaksi perusahaan yang sangat penting. Seringkali dua bukti transaksi ini dianggap sama, padahal sebenarnya terdapat perbedaan antara kwitansi dan invoice. Meskipun begitu, dengan adanya kwitansi dan invoice, laporan keuangan perusahaan dapat lebih dipertanggungjawabkan.
Beda Kwitansi dan Invoice
Secara singkat kwitansi adalah dokumen transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli. Di dalamnya terdapat detail jumlah barang yang sudah dibeli serta jumlah uang yang dibayarkan. Sah atau tidaknya transaksi tersebut, tergantung dari kesepakatan antara penjual dan pembeli tersebut. Apabila keduanya menyetujui tanda tangan pihak penjual, berarti dokumen tersebut sah atau legal.
Sedangkan invoice adalah tagihan yang dikirim oleh pihak penjual kepada pihak pembeli. Di dalam invoice terdapat detail pembayaran dan tenggat waktu kapan pihak pembeli harus melunasi tagihan yang telah disepakati. Dengan kata lain, invoice diberikan apabila pihak pembeli sudah melunasi seluruh tagihan dari pihak penjual.
Ciri-ciri Kwitansi dan Invoice
Secara umum aspek dalam kwitansi dan invoice dapat dibilang sama. Namun, ada beberapa ciri-ciri yang membuat kwitansi dan invoice menjadi dua hal yang berbeda. Apa sajakah perbedaannya?
Kwitansi
- Dokumen terdiri atas dua surat yang berbeda, di mana masing-masing pihak baik penjual maupun pembeli mendapatkan satu dokumen pembayaran.
- Tertulis informasi lengkap dari kedua belah pihak, baik itu mengenai jenis produk, jumlah uang yang dibayarkan, hingga alamat tujuan pembeli. Selain itu juga terdapat tanda tangan sebagai bukti bahwa kedua belah pihak telah melakukan pembayaran.
- Dokumen terdiri dari dua bagian yaitu bagian kanan biasanya memiliki cetakan yang lebih kecil, dan bagian kiri. Bagian kanan biasanya diberikan kepada pihak penjual sebagai bukti pembayaran telah diterima. Sedangkan yang kiri ditujukan kepada pihak pembeli sebagai bukti bahwa telah melakukan pembayaran kepada penjual.
Invoice
- Invoice menyertakan tenggat waktu pembayaran, sehingga pembeli mengetahui kapan harus melunasi tagihannya.
- Memiliki nomor referensi yang berbeda. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi duplikat dokumen yang mempengaruhi biaya bisnis.
- Invoice diberikan apabila transaksi yang dilakukan kedua belah pihak telah tercapai kesepakatan.
Itulah penjelasan perbedaan antara kwitansi dan invoice. Secara umum keduanya merupakan bukti pembayaran dalam transaksi bisnis. Invoice biasanya digunakan oleh perusahaan dengan keperluan bisnis yang memiliki bisnis besar. Sedangkan kwitansi lebih umum digunakan oleh transaksi bisnis kecil menengah. Dengan menggunakan software Invoice dari ERP Indonesia, masalah transaksi bisnis menjadi mudah.
