Syarat dan Ketentuan Penjualan​

Definisi

Dalam dokumen ini:

1. “Perusahaan” berarti PT Eka Reka Palakerti Indonesia.
2. “Klien” berarti pihak yang membeli layanan, produk, atau barang dari Perusahaan.
3. “Layanan” mencakup implementasi ERP, konsultasi, pengembangan modul, dukungan, pemeliharaan, atau layanan lain yang disediakan oleh Perusahaan.
4. “Perjanjian” berarti seluruh dokumen kontrak, proposal, faktur (invoice), pesanan pembelian (purchase order), serta syarat dan ketentuan ini.

Ruang Lingkup Layanan

1. Perusahaan menyediakan implementasi ERP, layanan langganan, integrasi sistem, solusi digital, konfigurasi perangkat lunak, dan konsultasi TI.
2. Ruang lingkup, hasil kerja, dan kewajiban yang tepat akan mengikuti penawaran, konfirmasi pesanan, Pernyataan Pekerjaan (SOW), atau faktur.
3. Perusahaan berhak menolak atau menghentikan Layanan atas diskresi sendiri jika terjadi penyalahgunaan, keterlambatan pembayaran, atau pelanggaran terhadap Ketentuan ini.

Pesanan, Penerimaan, dan Prioritas Dokumen

1. Dengan melakukan pemesanan atau pembayaran, Klien dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui Syarat dan Ketentuan ini.
2. Jika terjadi pertentangan antara dokumen terkait, urutan prioritas yang berlaku adalah:​
3. 1. Surat Perjanjian / Kontrak Kerja Sama
   2. Proposal / Penawaran
   3. Faktur (Invoice)
   4. Syarat dan Ketentuan ini
4. Syarat & Ketentuan yang berbeda dari pihak Klien hanya berlaku jika disetujui secara tertulis oleh Perusahaan.

Harga dan Ketentuan Pajak

1. Semua harga belum termasuk pajak, biaya bank, biaya administrasi, dan/atau biaya internasional yang dikenakan pada transaksi pembayaran.
2. Jika pajak berlaku (PPN, Pajak Penghasilan, atau pajak lainnya), maka akan mengikuti ketentuan perpajakan Republik Indonesia.​
3. Ketentuan Pajak :
4. 1. Semua harga yang tercantum dalam proposal atau faktur kami adalah Harga Bersih (Netto).
   2. Apabila Pihak Kedua diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk melakukan pemotongan pajak (termasuk namun tidak terbatas pada PPh 23), maka Pihak Kedua wajib melakukan pemotongan PPh 23 sesuai ketentuan setelah nilai dasar tagihan disesuaikan terlebih dahulu oleh Perusahaan.
   3. Semua Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang timbul, jika ada, akan sepenuhnya ditanggung dan dibayar oleh klien.
   4. Klien wajib memberikan Bukti Potong Pajak (e-Bupot) resmi dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender setelah pembayaran.​

Syarat Pembayaran

1. Klien harus melakukan pembayaran penuh sesuai dengan jumlah faktur (jumlah bruto).
2. Pembayaran akan dianggap diterima hanya setelah konfirmasi di rekening bank yang ditunjuk oleh Perusahaan.
3. Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang tertera pada faktur.
4. Keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan denda, bunga, biaya administrasi, atau penangguhan layanan tanpa pemberitahuan.
5. Kebijakan Pengembalian Dana: Semua pembayaran yang dilakukan kepada Perusahaan tidak dapat dikembalikan. Pengecualian hanya dapat dipertimbangkan jika Layanan dihentikan karena pelanggaran material yang terbukti atau kelalaian berat oleh Perusahaan yang tidak diperbaiki dalam waktu 30 (tiga puluh) hari setelah menerima pemberitahuan tertulis dari Klien.
   
6. Perusahaan tidak berkewajiban untuk memulai pekerjaan sebelum pembayaran penuh atau sebagian yang diperlukan diterima.

Pengiriman Faktur dan Dokumentasi Digital

1. Semua faktur, dokumen penagihan, nota kredit, dan pemberitahuan pembayaran dikirimkan secara digital melalui email keuangan resmi kami: finance@erpindonesia.com.
2. Semua faktur diterbitkan dalam format PDF, dilengkapi dengan:
   • Tanda tangan digital yang diakui secara hukum, dan
   • e-Meterai (untuk transaksi sesuai batas ketentuan hukum yang berlaku).
3. Invoice digital yang diterbitkan oleh Perusahaan memiliki kekuatan hukum dan keabsahan yang sama dengan dokumen fisik..
4. Klien harus memastikan bahwa email penagihan yang terdaftar akurat, aktif, dan dapat menerima dokumen.
   Setiap perubahan harus dikomunikasikan secara tertulis.
5. Pengiriman invoice yang berhasil dilakukan ke email terdaftar dianggap sebagai:
   • Telah diterima,
   • Sah sebagai dasar penagihan, dan
   • menjadi acuan jatuh tempo pembayaran, meskipun email tidak dibuka atau dibaca oleh pelanggan.
6. Perusahaan tidak bertanggung jawab atas keterlambatan pembayaran yang disebabkan oleh:
   • Email pelanggan tidak aktif,
   • Kapasitas inbox penuh,
   • Filter spam,
   • Kegagalan sistem mail server pelanggan,
   • atau kesalahan internal pelanggan lainnya.
7. Jika pelanggan membutuhkan pengiriman ulang, dokumen akan dikirim kembali ke email yang sama atau email alternatif yang dikonfirmasi secara tertulis.

7. Pengiriman, Garis Waktu, dan Kewajiban Klien

1. Perusahaan akan memberikan layanan sesuai dengan ruang lingkup dan jadwal yang disepakati.
2. Perusahaan akan berusaha untuk memenuhi tenggat waktu sesuai dengan rencana kerja, tetapi jadwal dapat berubah karena:
3. 1. Keterlambatan dalam persetujuan data atau klien,
   2. Perubahan dalam lingkup pekerjaan,
   3. Kondisi teknis di luar kendali Perusahaan.
4. Keterlambatan yang disebabkan oleh Klien—seperti data yang tidak lengkap, tim yang tidak tersedia, kurangnya respons, atau masalah teknis pada infrastruktur Klien—sepenuhnya menjadi tanggung jawab Klien.
5. Perusahaan tidak bertanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan yang disebabkan oleh sistem pihak ketiga (Odoo, penyedia hosting, API, bank, perusahaan telekomunikasi, dll.).
6. Klien setuju untuk:
7. 1. Memberikan informasi yang akurat, akses sistem, kredensial, persetujuan, konten, dan data yang diperlukan untuk proyek.
   2. Menunjuk seorang penanggung jawab (PIC) untuk komunikasi.
   3. Pastikan kesiapan internal selama pelaksanaan.
   4. Gunakan perangkat lunak ini secara bertanggung jawab dan sesuai dengan hukum.
8. Masalah teknis atau operasional dalam lingkungan Klien tidak dapat dijadikan alasan untuk menahan pembayaran.
9. Perubahan pada jadwal waktu bukanlah alasan untuk pembatalan kontrak.

Hak Kekayaan Intelektual

1. Seluruh konfigurasi khusus, modul, skrip, desain proses, dokumentasi, metodologi, serta materi pelatihan yang dibuat oleh Perusahaan merupakan hak kekayaan intelektual eksklusif milik Perusahaan, kecuali secara tegas dialihkan berdasarkan perjanjian tertulis yang ditandatangani oleh para pihak.
2. Klien memperoleh hak penggunaan terbatas, non-eksklusif, dan tidak dapat dialihkan atas hasil pekerjaan (deliverables) hanya untuk keperluan operasional internal Klien.
3. Setiap perubahan, pendistribusian, atau penggandaan tanpa izin tertulis dari Perusahaan dapat mengakibatkan tindakan hukum.
4. Hak penggunaan diberikan kepada Klien selama masa langganan masih aktif.

Kerahasiaan

1. Para pihak wajib menjaga dan melindungi setiap informasi rahasia yang dipertukarkan selama masa kerja sama.
2. Klien setuju untuk tidak mengungkapkan, membagikan, atau memberikan akses atas file sumber, alat internal, akses sistem, maupun materi yang bersifat proprietary kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis dari Perusahaan.

Batasan Tanggung Jawab

1. Perusahaan tidak bertanggung jawab atas:
2. 1. Kehilangan keuntungan, pendapatan, atau peluang usaha;
   2. Kerugian tidak langsung, insidental, atau konsekuensial;
   3. Kehilangan data yang disebabkan oleh kelalaian Klien;
   4. Permasalahan yang timbul akibat platform atau layanan pihak ketiga, termasuk layanan hosting.
3. Dalam batas yang diizinkan oleh hukum, tanggung jawab Perusahaan atas klaim apa pun dibatasi sebesar jumlah yang telah dibayarkan oleh Klien untuk layanan yang secara langsung menimbulkan klaim tersebut.

Penangguhan dan Pengakhiran Layanan

1. Penangguhan Langsung: Perusahaan berhak menangguhkan Layanan secara langsung dan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu apabila:
2. 1. Klien tidak melakukan pembayaran hingga melewati tanggal jatuh tempo;
   2. Klien melanggar Syarat dan Ketentuan ini;
   3. Terjadi penyalahgunaan sistem atau akses tidak sah oleh Klien.
3. Pengakhiran Sukarela (Masa Pemberitahuan):
4. 1. Masing-masing pihak dapat mengakhiri Layanan (khusus untuk langganan SaaS) dengan memberikan pemberitahuan tertulis paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sebelum siklus penagihan berikutnya.
   2. Masa pemberitahuan ini dimaksudkan untuk memastikan proses transisi yang tertib dan wajar bagi kedua belah pihak.
5. Konsekuensi Keuangan dan Kebijakan Pengembalian Dana:
6. 1. Seluruh pembayaran yang telah dilakukan bersifat non-refundable, termasuk untuk periode langganan yang telah digunakan sebagian atau layanan profesional yang telah diberikan.
   2. Pengecualian pengembalian dana hanya dapat dipertimbangkan apabila pengakhiran disebabkan oleh pelanggaran material atau kelalaian berat (gross negligence) dari pihak Perusahaan yang tidak diperbaiki dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari sejak pemberitahuan tertulis.
   3. Pengakhiran lebih awal atas permintaan Klien atau pengakhiran akibat pelanggaran tidak membebaskan Klien dari kewajiban untuk melunasi seluruh tagihan yang masih terutang, termasuk pekerjaan yang sedang berjalan atau telah dijadwalkan.

Keadaan Kahar (Force Majeure)

1. Tidak ada pihak yang bertanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan dalam melaksanakan kewajibannya apabila hal tersebut disebabkan oleh kejadian di luar kendali wajar para pihak (Keadaan Kahar).
2. Keadaan Kahar mencakup, namun tidak terbatas pada: bencana alam (gempa bumi, banjir), perang, kerusuhan, kebijakan pemerintah seperti pembatasan atau lockdown, pandemi, gangguan infrastruktur internet nasional, atau gangguan layanan pihak ketiga (termasuk kegagalan pusat data global).
3. Pihak yang terdampak wajib memberitahukan secara tertulis kepada pihak lainnya paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak terjadinya Keadaan Kahar.

Perlindungan Data Pribadi (UU PDP)

1. Perusahaan berkomitmen penuh untuk melindungi aset data digital Klien sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
2. Sebagai mitra teknologi, Perusahaan menerapkan protokol keamanan terkini untuk memastikan seluruh data yang diproses dalam sistem ERP tetap rahasia, aman, dan digunakan semata-mata untuk kepentingan operasional Klien.
3. Perusahaan memprioritaskan kepatuhan regulasi guna mendukung kebutuhan keamanan tinggi para mitra di sektor perbankan, manufaktur, dan sektor publik.

Hukum yang Berlaku dan Penyelesaian Sengketa

Syarat dan Ketentuan ini tunduk dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Setiap sengketa yang timbul akan diselesaikan terlebih dahulu melalui musyawarah, dan apabila tidak tercapai, akan diselesaikan melalui pengadilan yang berwenang di wilayah hukum Indonesia.

Perubahan Ketentuan

Perusahaan berhak untuk memperbarui Syarat dan Ketentuan ini sewaktu-waktu. Versi terbaru akan dipublikasikan di situs resmi Perusahaan dan berlaku efektif sejak tanggal publikasi.